檔案存儲(chǔ)的方法介紹
1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量,檔案儲(chǔ)存管理公司,在整理文件材料的過程中將有利用價(jià)值的文件收集起來,按照文件之間的來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類,在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟,是采用向檔案部門移交硬盤或者進(jìn)入檔案部門制定的網(wǎng)站中,從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。
2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過多個(gè)步驟才能完成,其中主要經(jīng)過三個(gè)程序分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審,這一鑒別方法為顯著的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場(chǎng)鑒定工作,由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定,因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始,而且不僅僅是對(duì)其文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定,檔案儲(chǔ)存管理,同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。
3.檔案存儲(chǔ)方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲(chǔ)室,分門別類的安置在有序號(hào)的柜架中,因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運(yùn)用方面有所不同,它所使用的一般都是磁性材料,也就說在電子檔案的管理方面不要求存儲(chǔ)面積有多大,而是對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有相對(duì)較高的要求;除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi),而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。
數(shù)字化檔案的格式
作為備份用途的數(shù)字化檔案成果就要求品質(zhì)的,但是品質(zhì)越高,存儲(chǔ)容量也越大,存儲(chǔ)成本和維護(hù)費(fèi)用也相應(yīng)增加,因此,我們必須在圖像品質(zhì)和存儲(chǔ)容量之間找一個(gè)折中點(diǎn)?!都堎|(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》指出:采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF格式存儲(chǔ);采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用 JPEG 格式存儲(chǔ),檔案儲(chǔ)存管理系統(tǒng),作為備份用途,一般應(yīng)采用灰度模式或彩色模式進(jìn)行檔案數(shù)字化加工,以更真實(shí)地顯示檔案的原貌。備份用途的數(shù)字化成果,可以采用文件存儲(chǔ)格式;主要有 TIFF、JPEG 等,目前,用的是TIFF 和JPEG格式。
檔案存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容
作為光盤大容量的存儲(chǔ)設(shè)備----光盤庫,它的容量非常大;換盤速度快,支持跨盤檢索,支持網(wǎng)絡(luò)無縫的數(shù)據(jù)刻錄(同時(shí)支持六臺(tái)刻錄機(jī))機(jī)械手自動(dòng)加載盤片,內(nèi)部組件模塊化設(shè)計(jì)及內(nèi)置錯(cuò)誤診斷系統(tǒng),機(jī)械手自動(dòng)翻面可讀取雙面盤片,是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代理想的存儲(chǔ)設(shè)備。
檔案存儲(chǔ)檢索系統(tǒng),它是專門用于對(duì)各種檔案資料的存儲(chǔ)備份、檢索查閱的系統(tǒng)。管理員可以對(duì)原始數(shù)據(jù)資料進(jìn)行掃描備份,刻錄成光盤存放于光盤庫中。此系統(tǒng)用途非常廣泛,可適用于多種用戶環(huán)境。例如像銀行、檔案館、圖書館等等單位。
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